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Polio Landesverband Schleswig-Holstein

Datenschutzordnung des Polio-Landesverbandes Schleswig-Holstein e.V.

– Vorläufig in Kraft gesetzt durch Vorstandsbeschluss vom 5. Oktober 2019 –

Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-Neu).

Verantwortlicher

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist der Vorstand des Polio-Landesverbandes Schleswig-Holstein e.V. in Person des ersten Vorsitzenden. Ist dieser verhindert, nimmt der 2. Vorsitzende diese Funktion wahr.

Datenschutzrechtliche Unterrichtung

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DSGVO). Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO).

Einwilligungen

Für die Nutzung von personenbezogenen Daten, hierzu zählen auch Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print-und Online-Medien (Vereinshomepage, SocialMedia Plattform des Vereins) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt.

Beitritt zum Verein

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

Vor-und Zuname
Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
Geburtsdatum
Status der Polio-Erkrankung
Beginn der Mitgliedschaft (Monat/Jahr)
Bankverbindung.

Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, welches der Verarbeitung entgegensteht.

Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung (Vorstandsmitglieder etc.) wird die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.

Austritt aus dem Verein

Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten spätestens nach dem Ablauf eines Jahres nach dem Austritt gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassen- und Spendenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten ebenfalls gelöscht.

Pressearbeit

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Berichterstattung über durchgeführte Tagungen und Mitgliederversammlungen sowie Feierlichkeiten wie folgt bekannt:

auf der Vereins-Website
in der Tagespresse

etc…

Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. lm Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung am widersprochenen Medium.

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder, Mitgliederverzeichnisse

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine Funktion ausüben, welche die Kenntnisse der Mitgliederdaten erfordert.

Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

Auftragsdatenverarbeitung

Dem kontoführenden Geldinstitut des Polio-Landesverbandes Schleswig-Holstein e.V. wird eine aktuelle Liste mit den Bankdaten der Mitglieder übermittelt, damit ein Beitragseinzug per Lastschrift erfolgen kann.

Verpflichtung auf das Datengeheimnis

Die nachstehend abgedruckte „Verpflichtung auf das Datengeheimnis“ ist von allen

  • Vorstandsmitgliedern,
  • Funktionsträgerinnen/Funktionsträgern der Landesverbandes,
  • Und im Einzelfall auch von sonstigen Personen, die Zugang zu den Daten des Polio-Landesverbandes Schleswig-Holstein e.V. haben,

zu unterzeichnen.

Download  Verpflichtung auf das Datengeheimnis

Datenschutzbeauftragter

Der Polio-Landesverbandes Schleswig-Holstein e.V. hat einen Datenschutzbeauftragten benannt. Er ist unter der E-Mail- Adresse datenschutz-polio-lv-sh(at)t-online.de erreichbar. Zurzeit nimmt diese Funktion

Werner Edelberg,
Harmshof 7, 29646 Bispingen, Tel.: 05194 471490,

wahr.

Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Der für den Polio-Landesverband Schleswig-Holstein e.V. zuständige Datenschutz-beauftragte ist zurzeit das

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Marit Hansen,
Holstenstraße 98, 24103 Kiel,
Telefon: 0431 988-1200, E-Mail: mail(at)datenschutzzentrum.de

An diese Stelle sind Beschwerden zum Thema Datenschutz beim Polio-Landesverband Schleswig-Holstein e.V. zu richten.

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